Kara umowna – dlaczego warto dodać to postanowienie do umowy i zabezpieczyć swoje interesy?

Kara umowna – dlaczego warto dodać to postanowienie do umowy?

Bardzo często zarówno w obrocie pomiędzy przedsiębiorcami, jak również na linii przedsiębiorca – konsument dochodzi do niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. Jednym ze sposobów zabezpieczenia przed skutkami niepożądanych działań jest wprowadzenie do umowy postanowień regulujących instytucję kary umownej. Mimo iż w ostatnim czasie kary umowne zyskały na popularności, nadal spotkać można sytuacje w których strony nie zawarły takiego postanowienia w umowie lub kara umowna została zastrzeżona w sposób niezgodny z prawem. Czym jest zatem kara umowna i w jaki sposób uregulować w umowie postanowienia o karze w umowie, aby były one skuteczne? Na te i inne pytania odpowiem w dzisiejszym wpisie. 

Kara umowna – czym jest i z czego wynika?

Kara umowna to dodatkowe postanowieniem umowne, które służy zabezpieczeniu wykonania umowy. Innymi słowy ustanowienie kary umownej ma na celu zabezpieczenie strony, na której rzecz została zastrzeżona kara umowna, aby umowa została należycie wykonana. Zastrzeżenie kary umownej pozwala bowiem jednej ze stron (wierzycielowi) żądać zapłacenia kary umownej od drugiej strony (dłużnika) na wypadek, gdyby dłużnik nie wykonał zobowiązania lub zobowiązanie zostało wykonane nienależycie, niezgodnie z umową. 

Postanowienie to może zostać wprowadzone do umowy zgodnie z wolą stron w myśl zasady swobody umów.  Źródłem obowiązku zapłaty kary umownej jest zawsze umowa. Kara umowna nie wynika ,,z mocy prawa’’, czyli np. z ustawy. 

Kara umowna a odszkodowanie?

Kara umowna ma za zadanie przede wszystkim zabezpieczyć wykonanie umowy. Jednocześnie przyjmuje się, że kara umowna jest ustanawiana w celu „naprawienie szkody”, a tym samym stanowi formę swoistego odszkodowania. Innymi słowy w praktyce oznacza to, że jeżeli strony zastrzegły w umowie karę umowną strona, na rzecz której ta kara została zastrzeżona i która poniosła szkodę z powodu niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, może dochodzić od drugiej strony zapłaty umówionej kary bez konieczności wykazywania, że poniosła szkodę i w jakiej wysokości. 

W tym miejscu warto również zwrócić uwag na fakt, że jeżeli szkoda przewyższa wysokość zastrzeżonej w umowie kary umownej, wierzyciel nie może domagać się obok niej odszkodowania. Reguła ta została zawarta w art. 484 §1 Kodeksu cywilnego i obowiązuje, o ile strony nie postanowiły inaczej. Nie ma jednak przeszkód ku temu, aby strony uregulowały możliwość dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych, na wypadek gdyby kara umowna nie pokryła szkody w całości. Zdarza się również, że strony uzgadniają, że kara umowna ma mieć charakter alternatywny, tj. postanowiły, że wierzyciel ma do wyboru albo żądanie kary umownej, albo żądanie – po zrzeczeniu się kary umownej – odszkodowania na zasadach ogólnych.

Wykonanie jakich zobowiązań zabezpiecza kara umowna?

Kara umowna może być zastrzeżona na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania wyłącznie zobowiązań niepieniężnych. Wynika to wprost z przepisu art. 483 §1 Kodeksu cywilnego, który stanowi, że 

Można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna). 

Kwestia ta została również wskazana w uchwale Sądu Najwyższego z dnia 20 listopada 2019 r. sygn. akt III CZP 3/19, w myśl której

Nie jest dopuszczalne zastrzeżenie kary umownej na wypadek odstąpienia od umowy z powodu niewykonania zobowiązania o charakterze pieniężnym.

W odniesieniu do zobowiązań pieniężnych ustawodawca przewidział instytucję odsetek umownych za opóźnienie, a przypadku przedsiębiorców również odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych. 

Czym jest zobowiązanie niepieniężne? 

Za zobowiązanie niepieniężne uznaje się przede wszystkim takie świadczenie, które nie zostało wyrażone w pieniądzu. Polega ono np. na wydaniu jakiejś rzeczy, wykonanie usługi, wykonaniu robót budowlanych. Tytułem przykładu można wskazać, że kara umowna może być zastrzeżona m.in.:

• na wypadek niewykonania wynikającego z umowy przedwstępnej obowiązku zawarcia umowy przyrzeczonej,
• za naruszenie przez byłego pracownika obowiązku powstrzymania się od działalności konkurencyjnej po ustaniu stosunku pracy, 
• za złamanie obowiązku zachowania poufności i ujawnienie informacji. Tutaj kara umowna może być również elementem osobnej umowy (umowy NDA),
• za niedostarczenie jakiś produktów (np. oprogramowania), 
  za dostarczenie wadliwego towaru,
• za niedotrzymanie przez wykonawcę terminu realizacji przedmiotu umowy (np. za nieterminową realizację filmów),
• za brak zatrudnienia pracowników na umowę o pracę, gdy było to wymagane, 
• za brak usunięcia usterek w wyznaczonym terminie
   

Czy dopuszczalne jest zastrzeżenie kar umownych za kilka naruszeń?

Tak. Ustawodawca nie wskazał maksymalnej ilości kar umownych, jakie można zastrzec w jednej umowie. Przyjmuje się, że dopuszczalne jest zastrzeżenie więcej niż jednej kary umownej. Strony mogą przewidzieć odrębne, zróżnicowane co do wysokości kary umownej za każde z określonych w umowie uchybień dłużnika. 

W jaki sposób prawidłowo zastrzec karę umowną? 

Określenie wysokości kary umownej powinno być wyraźne i dokładnie określone w umowie. Kara umowna zazwyczaj jest określana w postaci sumy pieniężnej zastrzeżonej na wypadek określonego w umowie naruszenia. Często również zdarza się, że kara umowna jest określana procentowo w odniesieniu do wartości świadczenia (np. 0,2% wynagrodzenia za każdy dzień) lub według konkretnej stawki pomnożonej przez liczbę dni (np. 500 zł za każdy dzień). Należy jednakże pokreślić, że w przypadku naliczania kary umownej za każdy dzień, najlepiej oznaczyć również kwotę maksymalną kary umownej. Jak wskazał bowiem Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 9 grudnia 2021 r. 

Za niedopuszczalną w orzecznictwie trafnie uznano sytuację, w której nie określenie w umowie końcowego terminu naliczania kar umownych ani ich kwoty maksymalnej, prowadzi do obciążenia zobowiązanego tym świadczeniem w nieokreślonym czasie, a więc w istocie tworzy zobowiązanie wieczne, niekończące się. 

Przyjmuje się natomiast, że wymaganie określoności kary umownej jest spełnione, gdy strony z góry określają wysokość kary umownej, albo gdy w treści umowy wskazują podstawy do definitywnego określenia jej wysokości. Innymi słowy zastrzegając w ten sposób karę umowną należy wskazać na zdarzenie, od którego należy obliczać karę i mierniki jej wysokości, jak i okresu trwania stanu naruszenia zobowiązania, przez który kara będzie naliczana (vide: Uchwała SN z 9.12.2021 r., III CZP 26/21, OSNC 2022, nr 7-8, poz. 70). 

Jeżeli umowa nie stanowi inaczej, waluta, w jakiej wyrażona jest kara umowna, powinna być taka sama jak ta, w której określono przedmiot kontraktu (vide: wyrok SN z dnia 14 kwietnia 2016 r., II CSK 447/15, LEX nr 2023849).

Jak określić maksymalną wysokość kary umownej?

Kara umowna powinna służyć przede wszystkim naprawieniu szkody powstałej w wyniku nienależytego wykonania zobowiązania. Tym samym w umowach nie powinno się tworzyć zapisów, których funkcja wykraczałaby poza funkcję kompensacyjną kar umownych. Wysokość kary umownej powinna być ustalona w sposób racjonalny. Co prawda, Kodeks cywilny nie reguluję maksymalnej wysokości kat umownych jakich mogą dochodzić strony, jednakże należy zwrócić uwagę na stanowisko Sądu Okręgowego w Poznaniu, który wskazał, że

wysokość kary umownej nie jest limitowana w przepisach prawa, co powoduje, że instytucja ta jest nadużywana i skutkuje zastrzeganiem kar wielkiej wartości, mających często niewiele wspólnego z uszczerbkiem, jaki z tego tytułu ponosi druga strona umowy. Zastrzeżenie takiej wyolbrzymionej kary może być nieważne od początku jako sprzeczne z naturą zobowiązania (art. 353¹ k.c. w zw. z art. 58 § 2 k.c.), a już na pewno winno stanowić podstawę jej miarkowania (art. 484 § 2 k.c.) (vide: Wyrok Sądu Okręgowego w Poznaniu z 30.10.2017 r., XVIII C 773/17, LEX nr 2413777). 

Innymi słowy określenie kary umownej w wygórowanej wysokości może zostać poddane kontroli Sądu pod względem skuteczności zastrzeżenia tego postanowienia umownego. W skrajnych przypadkach postanowienie o rażąco wysokiej karze umownej może zostać uznane za nieważne. W innych przypadkach Sąd może dokonać tzw. miarkowania kar i zmniejszyć wysokość kary, która zostanie nałożona na stronę. Tym samym w momencie konstruowania wysokości kary warto zastanowić się, czy sporządzone przez nas postanowienie jest zgodne z prawem. W tym kontekście warto skonsultować ten problem również ze specjalistą. 

Czy można negocjować wysokość kar umownych?

Tak, wysokość kar umownych można negocjować, bowiem jest to postanowienie fakultatywne w umowie. Strony zawierają to postanowienie zgodnie z zasadą swobody umów. Negocjacje postanowień zawierających kary umowne należy podjąć jeszcze przed podpisaniem umowy. Często udaje się obniżyć wysokość zastrzeżonych kar umownych, a czasami nawet wyeliminować niektóre kary. W przypadku wątpliwości – najlepiej skontaktować się ze specjalistą, który pomoże przeanalizować umowę i poprowadzi rozmowy z kontrahentem. 

Czy aby dochodzić kary umownej konieczne jest wykazanie szkody? 

Nie, aby dochodzić kary umownej nie jest konieczne wykazanie szkody. Zgodnie z dominującym poglądem ustalonym w uchwale 7 sędziów Sądu Najwyższego z dnia 6 listopada 2003 r. sygn. akt III CZP 61/03

Zastrzeżenie kary umownej na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania nie zwalnia dłużnika z obowiązku jej zapłaty w razie wykazania, że wierzyciel nie poniósł szkody. 

Niemniej jednak należy zwrócić uwagę na fakt, iż w orzecznictwie pojawiają się również stanowiska odmienne. Tytułem przykładu można wskazać, iż Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z dnia 21 kwietnia 2017 r. sygn. akt I ACa 259/17 orzekł, że 

jeżeli tylko dłużnik zdoła udowodnić zupełny brak szkody wierzyciela, to w konsekwencji wykaże też, iż kara umowna nie przysługuje.

Jednakże stanowisko to nie jest dominujące w doktrynie w przeciwieństwie do wymienionej wyżej uchwały Sądu Najwyższego. 

Jak dochodzić zapłaty kary umownej?

W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, które zabezpieczono karą umowną, a także w sytuacji konkretnego uchybienia w zakresie sposobu wykonania zobowiązania (np. co do czasu, jakości) w pierwszej kolejności powinno się wezwać dłużnika do uiszczenia kary umownej w wyliczonej zgodnie z umową wysokości. Warto zadbać o to, aby posiadać potwierdzenie nadania i doręczenia wezwania do dłużnika. 

Jeżeli polubowne próby rozwiązania sporu okażą się nieskuteczne, konieczne będzie skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego, celem dochodzenia swoich praw. 

Reasumując, w praktyce obrotu gospodarczego kary umowne są bardzo często umieszczane w umowach regulujących wykonanie różnych zobowiązań niepieniężnych. Zastrzeżenie kary umownej umożliwia jednej ze stron (wierzycielowi) ubiegać się o odszkodowanie, jeśli pozostałe strony lub strona nie wywiążą się ze swoich zobowiązań. Zastrzeżenie w umowie kary umownej również znacząco upraszcza proces dochodzenia naprawienia szkody. 

Z praktyki sporów sądowych wynika, że warto zadbać, aby w umowie zostały zawarte postanowienia regulujące kary umowne oraz aby zostały one uregulowane w sposób prawidłowy. Zgodne z prawem sporządzenie tych postanowień warunkuje możliwość dochodzenia kar w zastrzeżonej wysokości, a w skrajnych sytuacjach również ich ważność.