Monitoring w miejscu pracy to jedno z narzędzi, które ma służyć przede wszystkim bezpieczeństwu pracowników i ochronie mienia. Trzeba pamiętać, że o wprowadzeniu jakiejkolwiek formy monitoringu czy to wizyjnego czy poczty, GPS czy innych urządzeń trzeba poinformować pracownika. Sprawdź, jak monitoring w pracy przepisy regulują i o czym musisz pamiętać, jeżeli chcesz go wdrożyć w swoje firmie.
Kiedy monitoring w pracy jest legalny? Najważniejsze zasady
Monitoring wizyjny w miejscu pracy może być stosowany wyłącznie do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu. Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Jeżeli monitoring już został zamontowany to zasady rejestracji muszą być określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu. Miejsca objęte monitoringiem muszą być wyraźnie oznakowane. Można do tego wykorzystać np. piktogramy z kamerą.
Monitoring wizyjny nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych (toalety), szatni, stołówek oraz palarni, chyba że jest to niezbędne do realizacji celów i nie narusza godności pracowników. Powinien nagrywać jedynie obraz, a nie fonię. Jeżeli rejestracja obejmuje również dźwięk, to może zostać uznane za naruszenie RODO.
Do form monitoringu można zaliczyć również monitoring e-mail, który jest dozwolony o ile nie narusza tajemnicy korespondencji i jest niezbędny do zapewnienia organizacji prawidłowej pracy. Można również zamontować w pojazdach GPS ale musi on służyć do monitorowania mienia, a pracownik musi wiedzieć, że pojazd jest w ten sposób monitorowany, a lokalizacja śledzona. Monitorować można również pocztę służbową, odwiedzane strony internetowe, rozmowy telefoniczne czy smsmy, a nawet urządzenia biurowe typu drukarka i ksero.
Monitoring a Kodeks pracy – jak informować pracowników?
Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu na co najmniej 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Informacja musi być przekazana w sposób przyjęty w zakładzie pracy (np. e-mail, intranet, obwieszczenie) oraz poprzez piktogramy. Cele i zakres monitoringu należy uregulować w stosownym dokumencie. Dokładne przepisy znajdziesz w kodeksie pracy (art 22 monitoring w zakładzie pracy)
Monitoring pracownika w miejscu pracy będzie naruszał RODO i kodeks pracy jeżeli:
zostanie zamontowany w pomieszczeniach sanitarnych, szatni, toalecie stołówce itd.,
służy ocenie wydajności, a nie bezpieczeństwu,
pracownicy nie zostali poinformowani o instalacji i uruchomieniu,
został zamontowany w sposób ukryty,
przechowywanie nagrań jest za długie
rejestruje również audio i pracownik nie wyraził na niego zgody.
Brak zgody na monitorowanie wiąże się z grzywną 4% rocznych obrotów lub 20 mln euro. Za brak informacji o instalacji i wykorzystaniu monitoringu grożą sankcje finansowe, a także możliwość złożenia skargi do organów nadzorczych. Z kolei za monitorowanie w miejscach prywatnych pracownik może dochodzić odszkodowania.
Monitoring pracowników naruszający kodeks pracy można zgłosić do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, skierować sprawę do sądu lub Państwowej Inspekcji Pracy. Jeżeli czujesz, że Twoje prawa są naruszane, skorzystaj z porady prawnej, na przykład w mojej łódzkiej kancelarii adwokackiej. Swoją pomoc świadczę zarówno osobom, które czują, że nie została zachowana ochrona danych osobowych pracowników, jak i przedsiębiorcom. Zanim zamontujesz kamery czy wprowadzisz inny wariant monitoringu, skorzystaj z porad z zakresu prawa pracy. Pomoc prawna w mojej kancelarii jest świadczona zarówno stacjonarnie, jak i online.
Czas przechowywania nagrań i miejsca wyłączone z monitoringu
Nagrania z monitoringu mogą być przechowywane maksymalnie przez 3 miesiące od dnia nagrania, chyba że stanowią dowód w postępowaniu sądowym/administracyjnym. Nagrania obrazu zawierające dane osobowe po tym okresie podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej. Pracodawca musi wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić nagrania przed dostępem osób nieuprawnionych. Jeżeli dojdzie do wycieku nagrań z kamery w pracy to przepisy kodeksu karnego określają, że skutkiem takiej sytuacji może być kara finansowa lub nawet pozbawienie wolności – art. 267 kk - kto bez uprawnienia uzyskuje dostęp do informacji dla niego nieprzeznaczonej, otwierając zamknięte pismo, podłączając się do sieci telekomunikacyjnej lub przełamując albo omijając elektroniczne, magnetyczne, informatyczne lub inne szczególne jej zabezpieczenie, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jako przedsiębiorca, musisz wiedzieć, że montując monitoring w firmie zgoda pracownika musi być wyrażona. Warto nawiązać współpracę z kancelarią, która zapewni stałą obsługę prawną przedsiębiorców, a w razie wątpliwości pomoże w uporządkowaniu formalności.
Wdrożenie monitoringu zgodnie z RODO – lista kontrolna
Monitoring zgodnie z kodeksem pracy powinien być wdrożony w sposób przejrzysty, odpowiednio uzasadniony, a wszelkie zasady działania powinny działać na piśmie. Warto również zapewnić pracownikom dostęp do regulaminu i zasad działania monitoringu. Trzeba również pamiętać, że wprowadzenie tego typu kontroli wywołuje w wielu pracownikach nieufność. Warto więc zadbać o przestrzeganie przepisów. Jako prawnik z Łodzi zapewniam kompleksową obsługę prawną firm i weryfikację umów oraz regulaminów.
